1 Grundleistungen des Verwalters

Zu den Grundleistungen der Verwaltung gehören insbesondere die unabdingbaren, in den §§27 und 28 WEG aufgeführten gesetzlichen Aufgaben. Die Grundleistungen sichern der Eigentümergemeinschaft eine sachgerechte Verwaltung der gemeinschaftlichen Belange. Dieser Aufwand ist mit dem vereinbarten, pauschalen Verwaltungsentgelt abgegolten. Hierzu zählen:

1.1 Wirtschaftsplan

Aufstellung eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr einschließlich Ausweis der Verteilung je Kostenart. Über die Annahme des Wirtschaftsplanes entscheidet die nächste Eigentümerversammlung durch Stimmenmehrheit, sofern nicht in der Gemeinschaftsordnung oder durch Beschluss eine andere Regelung festgelegt ist.

1.2 Jahresabrechnung und Bericht

Die Jahresabrechnung erfolgt nach Ende des Wirtschaftsjahres, sofern alle Abrechnungsdaten zur Verfügung stehen.

Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die tatsächlichen Hausgeld-Einnahmen und Ausgaben des Geschäftsjahres als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder- / Teileigentum, ohne getrennten Ausweis der Mehrwertsteuer.

Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme innerhalb der Bürozeiten nach vorheriger Terminvereinbarung - im Büro des Verwalters zur Verfügung oder in der Cloud. Die Änderung von Einzelabrechnungen nach Versand an die Eigentümer ist eine Mehrleistung, sofern der Verwalter dies nicht verschuldet hat und die zuerst versandte Abrechnung vom Verwaltungsbeirat geprüft wurde. Eine im laufenden Wirtschaftsjahr geforderte Rechnungslegung ist eine Mehrleistung.

1.3 Eigentümerversammlung und Niederschrift

Einberufung der ordentlichen Eigentümerversammlung mit den dazu notwendigen Vorbereitungsarbeiten zu einem zumutbaren Zeitpunkt. Die Einladung wird jedem Eigentümer ohne besonderen Nachweis an die letzte, schriftlich gemeldete Adresse zugestellt. Der Verwalter führt den Vorsitz in der Eigentümerversammlung (2 Stunden), gibt Empfehlungen zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung und sorgt für eine ordnungsgemäße Niederschrift.

1.4 Ganzjährige Beratung

Die Gemeinschaft und der Beirat erhalten zur Lösung der gemeinschaftlichen Belange die Beratung des Verwalters.

1.5 Hausordnung

Der Verwalter sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus-/Nutzungsordnungen. Verstöße gegen die Haus- / Nutzungsordnungen, die schriftlich gemeldet werden, mahnt der Verwalter bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb.

1.6 Verträge für die Gemeinschaft

Abschließen und Kündigen von Wartungs- und Lieferanten-, Versicherungs- und Dienstleistungs-Verträgen im Namen der Eigentümergemeinschaft.

1.7 Überwachung der Termine

Stichprobenweise Überwachung der Dienstkräfte und der ordnungsgemäßen Durchführung der Verträge der Eigentümergemeinschaft, ggf. durch Beauftragte der Wohnungseigentümer, wie z.B. dem Hausmeister. Terminüberwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlussrechnungen.

1.8 Geldverwaltung

Die Bankkonten der Gemeinschaft werden außerhalb des Vermögens des Verwalters und auch getrennt vom Vermögen anderer Gemeinschaften treuhänderisch für die Eigentümergemeinschaft geführt. Reicht das monatliche Hausgeld zur Deckung der laufenden Ausgaben nicht aus, kann der Verwalter über den gültigen Wirtschaftsplan hinaus weitere Vorschüsse auf die voraussichtlichen Lasten- und Kostenbeiträge verlangen. Eigene Auslagen und die eigene Vergütung darf der Verwalter aus dem Gemeinschaftskonto entnehmen.

1.9 Lastschriftverfahren

Die monatlichen Hausgeldzahlungen werden im Lastschriftverfahren eingezogen.

1.10 Rechnungskontrolle und -anweisung

Prüfung der Lieferanten-, Dienstleistungs-, Reparatur-Rechnungen und der Hausgeldkasse.

1.11 Buchführung

Einrichten einer übersichtlichen und ordnungsgemäß geführten Buchhaltung in dem Vertragszeitraum nach den Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes, getrennt für jede Eigentümergemeinschaft. Insbesondere Führen und Abrechnen von:

• Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum;

• Einnahmekonten für Erträge;

• Ausgabekonten ohne Ausweis der Mehrwertsteuer;

• Rückstellungskonten einschließlich Anlage der Mittel;

• Personalkonten für die Mitarbeiter der Gemeinschaft;

• Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum;

• Mitbuchen der Einnahmen und Ausgaben auf dem Bankkonto;

• Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung;

• Veranlassen der jährlichen Ablesung der Verbrauchswerte, Übernahme der von diesem Unternehmen ermittelten Werte in die Jahres-Gesamt- und Einzelabrechnung

1.12 Technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum

Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, auf Wunsch technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch jährliche Begehung der Wohnanlage zusammen mit einem Beiratsmitglied. Soweit notwendig, Beiziehen von Sonderfachleuten auf Kosten der Gemeinschaft.

1.13 Auftragsvergabe im Rahmen der Baubetreuung

Es werden max. drei Angebote eingeholt und ausgewertet. Beraten bei der Auswahl der technischen Lösungen, Mitwirken bei den Preisverhandlungen.

Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft bei Instandsetzungs-Maßnahmen nach vorheriger Beschlussfassung.

Klärung der Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum.

1.14 Sofortmaßnahmen

Einleiten von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden. Schadensmeldung an die Versicherung bei Schäden am

1.15 Sicherheitseinrichtungen

Veranlassen der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Technischen Überwachungsverein (TÜV) z. B. an

• der Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswert, Druck- und Heizölbehälter)

• den Aufzügen (Haupt- und Zwischenprüfungen, sowie Noteinrichtungen)

• den Blitzschutzanlagen (Hauptprüfungen, Reparatur nach Dachsanierungen)

• den Lüfteranlagen (z.B. in Tiefgaragen, Läden- und Kellerräumen)

• den Notbeleuchtungen (in Haus und Tiefgarage)

• den kraftbetätigten Garagentoren

• den Brandschutzeinrichtungen einschl. Feuerwehrzufahrten und Fluchtwegen

• Druckprüfungen der Feuerlöscher, Löschwassersteigleitungen

• Kontrolle der Brandschutztüren und R W A- Anlagen in den Treppenhäusern

sofern dies von der WEG per Beschluss gewünscht wird.

1.16 Allgemeine Verwaltung

Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, für gemeinschaftliche Belange.

2 Pflichten der Wohnungseigentümer

Die Wohnungseigentümer sind zu folgenden Dingen verpflichtet:

2.1 Übergabe der Unterlagen

Dem Verwalter sind rechtzeitig vor Beginn der Tätigkeit sämtliche zu einer ordnungsgemäßen Arbeit erforderlichen Unterlagen, in geordneter Form auszuhändigen, insbesondere:

• Aktuelle Stammdaten (Adressen, Wohnungs-Nr., Wohnflächen, Heizflächen);

• Die gesamten Original-Beschlussprotokolle der Eigentümerversammlungen;

• Alle gerichtlichen Entscheidungen aus WEG-Verfahren;

• Alle bestehenden Verträge, die mit Dritten im Namen der WEG abgeschlossen wurden;

• Den gültigen Wirtschaftsplan und die letzte Jahresabrechnung;

• Geprüfte Belege in geordneter und zusammengestellter Form einschließlich Geldbestandsnachweis

2.2 Schadensmeldung

Erkannte Schäden am Gemeinschaftseigentum, auch im Bereich des Sondereigentums, sind vom Miteigentümer der Verwaltung unverzüglich schriftlich anzuzeigen.

2.3 Zutritt zum Sonder-/Teileigentum

Der Zutritt zum Sondereigentum nach vorheriger Terminanmeldung durch den Verwalter oder Dritte für Ablese-, Überprüfungs- und Instandsetzungsmaßnahmen am Sonder-Gemeinschaftseigentum sicherzustellen.

2.4 Hausordnung

Für die Einhaltung der jeweils gültigen Hausordnung der Gemeinschaft, insbesondere bei Vermietung, zu sorgen. Die Hausordnung der Eigentümergemeinschaft ist als Bestandteil in den Mietvertrag aufzunehmen.

2.5 Wertverbesserungen

Um eine Unterversicherung zu vermeiden, sind Wertverbesserungen im Sondereigentum, die über die Ausstattung gemäß Baubeschreibung hinausgehen, dem Verwalter unter Angabe der Werte schriftlich mitzuteilen, sofern nicht eine gesonderte Regelung besteht.

2.6 Weiterveräußerung

Bei Weiterveräußerung hat der Veräußerer mit dem Rechtsnachfolger zu vereinbaren, dass mit dem Eigentumsübergang alle Ansprüche und Verpflichtungen aus der Mitgliedschaft in der Eigentümergemeinschaft einschließlich des Anteiles an der Instandhaltungsrückstellung auf den Erwerber übergehen. Der Veräußerer ist verpflichtet dem Verwalter das verbindliche Datum des Eigentumsüberganges schriftlich bekannt zu geben. Guthaben, Fehlbeträge und Sonderumlagen haben Veräußerer und Erwerber untereinander abzurechnen. Ein Anspruch an die Gemeinschaft auf zeitanteilige Abrechnung bzw. Aufteilung besteht nicht. Der Veräußerer ist verpflichtet, seinem Rechtsnachfolger alle Verwaltungsunterlagen auszuhändigen. Der Käufer trägt die Kosten der Verwaltungsmehrleistungen bei Eigentumswechsel.

2.7 Personenmehrheit

Sind mehrere Personen Eigentümer eines Wohneigentums, so ist die Miteigentümergruppe ohne weitere Aufforderung verpflichtet, dem Verwalter schriftlich einen Bevollmächtigten zu benennen, der berechtigt ist, Willenserklärungen und Zustellungen, die im Zusammenhang mit dem Wohnungseigentum stehen, verbindlich für sie entgegenzunehmen und abzugeben. Gleiches gilt für Miteigentümer, die sich mehr als 3 Monate im Jahr im Ausland aufhalten.

2.8 Eigentümerversammlung und Entlastung

Mit der Anerkennung der jeweiligen Jahresabrechnung entlasten die Wohnungseigentümer den Verwalter für seine Tätigkeit im entsprechenden Verwaltungszeitraum.

3 Zusatzleistungen des Verwalters

Der Verwalter ist bereit, weitere Leistungen zu erbringen, um den Eigentümern eine umfassende Information und Werterhaltung des Grundbesitzes zu bieten.

3.1 Niederschrift & Beschlusssammlung

Jedem Wohnungseigentümer wird eine Kopie der Beschlüsse der Eigentümerversammlung ohne besonderen Nachweis an die letzte, schriftlich gemeldete Adresse zugestellt.

Der Verwalter führt die gesetzlich vorgeschriebene Beschluss-Sammlung.

3.2 Geldbestandsnachweis

Der Nachweis über die Richtigkeit der vorgelegten Jahresabrechnung erfolgt u. a. durch den Geldbestandsnachweis von Gesamt-Einnahmen, -Ausgaben und Verrechnungsposten je Abrechnungsjahr.

3.3 Instandhaltungsrücklage

Die Anlage der abgesparten Instandhaltungs-Rückstellungen wird den Eigentümern in Verbindung mit der Jahres-Abrechnung nachgewiesen.

3.4 Einsicht in Unterlagen

Jeder Miteigentümer erhält auf Wunsch Einsicht in alle Unterlagen der Gemeinschaft innerhalb der Bürozeiten (nach vorheriger Terminvereinbarung) im Büro des Verwalters oder durch Bereitstellung in der Cloud. Diese Regelung ersetzt das Auslegen der Belege zur Eigentümerversammlung.

3.5 Tagesordnung zur Eigentümerversammlung

Jeder Eigentümer erhält die Möglichkeit, den Inhalt der Tagesordnung schriftlich 4 Wochen vorher zu ergänzen.

3.6 Beschlussentwürfe

Um einen zügigen und reibungslosen Ablauf in der Eigentümerversammlung sicherzustellen, bereitet die Verwaltung, soweit möglich, Beschlussentwürfe zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung vor.

3.7 Belegprüfung durch den Beirat

Die zur Belegprüfung notwendigen Unterlagen werden in den Räumen der MIO dem

Verwaltungsbeirat zur Verfügung gestellt.

3.8 Hausordnung

Die erste Haus-/Nutzungsordnung wird von dem Verwalter zur Beschlussfassung vorbereitet.

3.9 Kostenanalyse für die Instandhaltung/Instandsetzung

Planung der zu erwartenden Instandhaltung / Instandsetzung über einen Zeitraum von 3 Jahren.

3.10 Heizkostenabrechnung

Erstellung der Heizkostenabrechnung in Verbindung mit der Jahresabrechnung, sobald die Verbrauchswerte der Ablesung vorliegen.

3.11 Zinsabschlagsteuer

Ausweis der gezahlten Zinsabschlagsteuer in der Einzelabrechnung. Die Erstellung gesonderter und einheitlicher Feststellungen ist eine Zusatzleistung.

4 Mehrleistungen des Verwalters

Die aktuellen Preise für Zusatzleistungen entnehmen Sie bitte der Preisliste.

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MIO GmbH Hausverwaltung
Bahnhofstraße 51
46145 Oberhausen

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Telefon: 0208 6204452
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